Succesfactoren

De methodiek is ontwikkeld en uitgetest in vier gemeenten. Gezamenlijk hebben we de volgende succesfactoren voor de methodiek waargenomen:

Waarden, dialoog en vertrouwen

  • Door een onderwerp vanuit (al dan niet gedeelde) waarden te benaderen, ontstaat ruimte voor een gezamenlijke agenda van de gemeente en de cliëntenraad.
  • Onderling vertrouwen is hierbij belangrijk.
  • Vertrouwen groeit door samen dingen te doen.
  • Vertrouwen groeit door opvattingen/ideeën over en weer te delen, te verduidelijken, uit te praten, toe te lichten.
  • Het voeren van een dialoog betekent niet dat u het altijd eens bent/wordt met elkaar.
  • Als de cliëntenraad en de gemeenten elkaar in het geheel niet vertrouwen of waarderen is een project rond het benutten van cliëntervaringen moeilijk te realiseren. Dan is het beter eerst een traject te volgen om het onderlinge vertrouwen op gang te brengen.

Ervaringen ophalen bij cliënten

  • Het beste is het als leden van cliëntenraden de ervaringen bij cliënten ophalen. Tegenover medewerkers van gemeenten heerst nog wel eens wantrouwen.
  • Een persoonlijke benadering van cliënten helpt, dus benader cliënten niet (alleen) via mails of een bericht in een nieuwsbrief. Dat bereikt hen onvoldoende.
  • Een persoonlijke benadering maakt het mogelijk om, in een gesprek, eventueel wantrouwen om mee te werken weg te nemen (cliënten weten niet altijd wat de cliëntenraad is. Sommigen denken dat de cliëntenraad een orgaan van de gemeente is).
  • Het is niet makkelijk om van veel cliënten medewerking te krijgen. Wees tevreden met de medewerking van relatief weinig cliënten. Zo voorkomt u teleurstelling bij uzelf. Vaak is het niet nodig om heel veel ervaringen op te tekenen.
  • Neem ruim de tijd voor het ophalen van ervaringen.
  • Persoonlijk contact draagt tegelijk bij aan de versteviging van de relatie tussen cliënten en de cliëntenraad

Ervaringen bundelen/analyseren

  • Het werkt heel goed om samen (medewerkers gemeente en leden cliëntenraad) de bundeling/analyse van de ervaringen uit te voeren. Het is leuk om te doen en voorkomt discussie achteraf over de inhoud of bruikbaarheid van de resultaten.
  • De resultaten van een project hoeven niet per se openbaar gemaakt te worden. Ze kunnen ook uitsluitend bedoeld zijn om de dialoog tussen gemeenste en cliëntenraad te voeden. Dat bepaalt u bij voorkeur gezamenlijk.

Projectorganisatie

  • Informeer en/of betrek vooraf uw eigen achterban (cliëntenraad respectievelijk de gemeentelijke collega’s) bij het project. Een project om ervaringen over een bepaald onderwerp te benutten vraagt soms eerst om missiewerk richting de eigen achterban.
  • In gemeenten kan een project als extra werk worden opgevat. Begin dan met kleine projecten en minder zware onderwerpen om zo de meerwaarde van de methodiek gezamenlijk te ontdekken.
  • Om de voortgang van het project te garanderen, kan het helpen als één persoon zich als trekker van het project opstelt.
  • Zorg bij de start dat iedereen die meewerkt aan het project actief zijn/haar medewerking toezegt.
  • Zorg er vervolgens voor dat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt en dat iedereen zijn/haar taken inplant.