In de literatuur wordt gesproken over twee belangrijke voorwaarden die aan de basis staan van vertrouwen tussen een toezichthouder (bijvoorbeeld een cliëntenraad) en diegene die wordt gecontroleerd (de bestuurder of het management). De voorwaarden zijn
- U accepteert elkaars rol (autonomie)
- U accepteert elkaars kwaliteiten (competentie).
Over autonomie. Met het respecteren van elkaars autonomie bedoelen we dat u instemt met de positie van de ander in het werk en die niet betwist. Een manager is verantwoordelijk om zijn afdeling te leiden. Hoe hij dat doet in de dagelijkse praktijk, dat is géén zaak van de cliëntenraad. Net als een politicus moet accepteren dat de rechter in Nederland beslissingen neemt over de hoogte van een straf bij een misdaad en dat dat geen taak is van bijvoorbeeld de Tweede Kamer of de regering.
Aan de andere kant moet een bestuurder of een manager accepteren dat de cliëntenraad het recht heeft (en niet voor niets!) om de ontwikkeling en uitvoering van beleid te monitoren, erover te adviseren en er, indien nodig, kritisch over te zijn. Hoe cliënten of hun vertegenwoordigers hun rol invullen is hun eigen zaak. Daar gaat de bestuurder of manager niet over.
Competentie. Het respecteren van elkaars competentie betekent dat u er bij voorbaat van uitgaat dat ieder zijn taak zo goed mogelijk vanuit zijn eigen deskundigheid en ervaring uitvoert. Als u op voorhand twijfelt aan de deskundigheid en het vermogen van diegene met wie u om tafel zit, is een goed gesprek eigenlijk niet mogelijk. Want waarom zou u praten met iemand waarvan u denkt dat die geen verstand van zaken heeft?
Neem het verhaal (en de competentie) van de ander altijd serieus
Het komt regelmatig voor dat bestuurders en managers twijfelen aan de competenties van de cliëntenraad. Vaak is er dan een onderliggend probleem. Bijvoorbeeld dat de bestuurder of manager niet accepteert dat cliënten of hun vertegenwoordigers vanuit hun eigen perspectief (autonomie) kijken naar het vraagstuk dat op de agenda staat. Of dat zij een verhaal van een cliënt als voorbeeld nemen om ‘hun punt te maken’. Vaak wordt dan gezegd: ‘hier worden geen individuele gevallen besproken’. Wie de autonomie en de competentie van de ander accepteert, accepteert ook dat het aanhalen van een individueel voorbeeld een manier kan zijn om een zorg of klacht te uiten. Voor een goede dialoog is het noodzakelijk dat de ander zo nodig op zoek gaat naar de impliciete boodschap in het voorbeeld, in plaats van de autonomie of competentie van de ander in twijfel te trekken.
Maar het kan ook zijn dat een cliënt of een vertegenwoordiger mee wil praten over een onderwerp dat te moeilijk is. Dat is geen schande. Het is vaak ook niet nodig dat een cliënt of vertegenwoordiger van de hoed en de rand weet. Voor zowel bestuurder als cliënt (of vertegenwoordiger) is het dan van belang om de dialoog te voeren op het niveau dat het onderwerp voor beiden begrijpelijk is, en waarbij het gesprek uiteindelijk gaat over de waarden die bij het onderwerp in het geding zijn.